# Daten exportieren: Excel, PDF und Listen für jede Gelegenheit

> Teilnehmerlisten, Anwesenheiten, Umfrage-Ergebnisse: Daten exportieren, drucken und richtig weiterverwenden.

Kategorie: Verwaltung und Rechte
HTML-Version: https://konfiapp.de/handbuch/daten-export-excel-pdf/

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## Worum geht es?

Manchmal braucht es Papier oder eine Tabelle: Busliste für den Fahrer, Anwesenheit für die Akte, Statistik für den Kirchenvorstand. Der **Export** liefert sie in Sekunden.


![Export-Dialog mit Datenbereich, Formatwahl und Spaltenauswahl in den Admin-Tools (Beispiel aus der öffentlichen Demo).](https://pb.konfiapp.de/api/files/handbuch/w8dtidajo3awr50/daten_export_faauloswkc.webp)

## Exportieren in drei Schritten

1. Öffnen Sie den Bereich mit den gewünschten Daten (Termine, Anwesenheit, Umfrage, Formular-Antworten, Stammdaten).
2. **Filtern:** Zeitraum, Gruppe, Status – exportieren Sie nur, was Sie brauchen. Weniger ist mehr (auch datenschutzrechtlich).
3. **Format wählen und exportieren:** Excel für Weiterbearbeitung, PDF für Ausdruck und Ablage.

## Typische Exporte und wofür

- **Teilnehmerliste** (Veranstaltung) → Bus, Einlass, Küche
- **Anwesenheitsliste** (Zeitraum, Gruppe) → Akte, Elterngespräch, Konfirmationsentscheidung
- **Umfrage-Ergebnis** → Teambesprechung, Kirchenvorstand
- **Stammdaten** (Namen, Gruppen) → Urkunden-Vorbereitung, Gottesdienstheft
- **Formular-Antworten** → Freizeit-Planung (Zimmer, Essen, Gesundheitshinweise)

## Datenschutz beim Export beachten

- **Nur Berechtigte:** Exporte mit Namen dürfen nur Personen mit entsprechendem Recht erstellen und sehen.
- **Zweckbindung:** Busliste für den Bus – nicht für den Schaukasten. Nur nötige Spalten exportieren.
- **Aufbewahrung:** Ausdrucke nach Gebrauch vernichten (Schredder). Dateien nicht per E-Mail an private Adressen verteilen.
- **Weitergabe protokollieren:** Wer hat welche Liste bekommen? Bei sensiblen Daten (Gesundheit!) kurz dokumentieren.

Rechtlicher Rahmen im Artikel [Datenschutz](https://konfiapp.de/handbuch/datenschutz-einwilligungen-was-gemeinden-wissen-muessen/). Druck-Tipps unter [Drucken aus der KonfiApp](https://konfiapp.de/handbuch/drucken-listen-urkunden-gemeindeakte/).

Wer Daten automatisch weiterverarbeiten will, nutzt die [offene API](https://konfiapp.de/handbuch/offene-api-schnittstelle-andere-systeme/).


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Quelle: KonfiApp Handbuch (https://konfiapp.de/handbuch/daten-export-excel-pdf/)