# Ferien und Vertretung: Abwesenheit planen ohne Chaos

> Urlaub, Krankheit, Fortbildung: Vertretung regeln, Gruppen informieren, Rückkehr vorbereiten – damit nichts liegen bleibt.

Kategorie: Tipps aus der Praxis
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## Worum geht es?

Auch Leitende haben Urlaub. Mit guter Vertretungsplanung läuft die Konfi-Arbeit weiter – und Sie erholen sich wirklich.


![Termine-Übersicht der Verwaltung für die Urlaubs- und Vertretungsplanung (Beispiel aus der öffentlichen Demo)](https://pb.konfiapp.de/api/files/handbuch/uqg42w1fvizcppm/ferien_vertretung_planen_13acuzl0cx.webp)

## Vertretung regeln (2 Wochen vorher)

1. **Vertretung benennen:** Eine Person mit allen nötigen Rechten in der App (siehe [Rollen](https://konfiapp.de/handbuch/rollen-und-rechte-wer-darf-was/)). Nicht drei halbe – eine ganze.
2. **Übergabe schreiben:** Offene Vorgänge, anstehende Termine, Besonderheiten ([Notizen](https://konfiapp.de/handbuch/notizen-konfis-gruppen-anlegen-nutzen/) lesen lassen!).
3. **Gruppen informieren:** [Ankündigung](https://konfiapp.de/handbuch/ankuendigungen-startseite-alle-erreichen/) – „In den Ferien ist X Ihre Ansprechperson (Telefon...). Termine finden statt / fallen aus."
4. **Termine klären:** Was findet statt (mit Vertretung)? Was fällt aus (rechtzeitig [absagen](https://konfiapp.de/handbuch/erinnerungen-push-email-einstellen/))? Was wartet auf Rückkehr?

## Während der Abwesenheit

- **Erreichbarkeit definieren:** Wirklich nur für Notfälle – oder gar nicht? Kommunizieren Sie das klar. Echte Erholung braucht Funkstille.
- **Vertretung stärken:** Rücken stärken statt reinreden. Kleine Fehler sind okay – Vertrauen auch.
- **Notfall-Kontakt:** Eine Nummer für echte Notfälle hinterlegen (z. B. beim Pfarramt), nicht bei 40 Eltern.

## Nach der Rückkehr

- **Rückmeldung einholen:** Was war los? Gab es Probleme? 15 Minuten reichen.
- **Danke sagen:** Vertretung kostet Zeit und Nerven – Würdigung nicht vergessen (siehe [Urkunden](https://konfiapp.de/handbuch/urkunden-erstellen-versenden-andenken/)).
- **Aufholen:** Verpasste [Anwesenheiten](https://konfiapp.de/handbuch/anwesenheit-nachtragen-einzeln-masse/) nachtragen, Nachrichten lesen, [Notizen](https://konfiapp.de/handbuch/notizen-konfis-gruppen-anlegen-nutzen/) aktualisieren.

> **Krankheit (ungeplant):** Dieselbe Liste, nur schneller. Deshalb: Übergabe-Notizen immer aktuell halten und Vertretungs-Rechte nicht erst im Notfall vergeben. Vorsorge schlägt Hektik.

Ungeplant krank? Dann gilt der [Notfall-Plan](https://konfiapp.de/handbuch/notfall-alle-erreichen-kurzfristige-absage/).

Bleiben Sie über die Ferien verbunden – siehe [Sommerloch überbrücken](https://konfiapp.de/handbuch/sommerloch-ueberbruecken-ferien-kontakt/).


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Quelle: KonfiApp Handbuch (https://konfiapp.de/handbuch/ferien-vertretung-planen-abwesenheit/)