# Mitarbeitende einladen und Rechte vergeben

> Ehrenamtliche und Hauptamtliche ins System holen: Einladen, Rollen zuweisen, Zugänge verwalten – vom Schnupper-Teamer bis zur Admin.

Kategorie: Verwaltung und Rechte
HTML-Version: https://konfiapp.de/handbuch/mitarbeitende-einladen-rechte-vergeben/

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## Worum geht es?

Ohne Mitarbeitende keine Konfi-Arbeit – und ohne Zugänge keine Mitarbeit in der App. So holen Sie neue Helfende ins System und geben ihnen genau die Rechte, die sie brauchen.


![Dialog zum Einladen externer Mitarbeitender mit Rollenauswahl (Teamer, Verwaltungsnutzer, Administrator) (Beispiel aus der öffentlichen Demo).](https://pb.konfiapp.de/api/files/handbuch/73k25upvx7hck4z/mitarbeitende_einladen_rechte_2ssaayp4k4.webp)

## Mitarbeiter/in einladen

1. Öffnen Sie **Mitarbeiter** in der Verwaltung.
2. Legen Sie die Person an oder laden Sie sie per E-Mail/Code ein.
3. Ordnen Sie sie der **Gruppe** zu, die sie betreut (z. B. „Gruppe Nord").
4. Weisen Sie die **Rolle** zu – siehe [Rollen und Rechte](https://konfiapp.de/handbuch/rollen-und-rechte-wer-darf-was/). Im Zweifel erst weniger Rechte, später erweitern.

## Rechte nach Aufgabe (Faustregeln)

- **Gruppenleitung:** Termine, Anwesenheit, Chat und Notizen für die eigene Gruppe. Keine Einstellungen, keine fremden Gruppen.
- **Freizeit-Team:** Veranstaltungen, Dateien und Galerien für die Freizeit. Zeitlich begrenzt vergeben, danach entziehen.
- **Technik/Musik:** Dienste und Termine sehen, Material abrufen. Keine Stammdaten.
- **Pfarramt/Admin:** Volle Rechte – aber nur für so wenige Personen wie nötig.

## Wenn Mitarbeitende gehen

1. **Rechte sofort entziehen** – am besten am letzten Tag, nicht „irgendwann".
2. Chat-Gruppen aktualisieren (aus Teamgruppen entfernen).
3. **Wissen sichern:** Offene Notizen, laufende Vorgänge, Passwörter für geteilte Zugänge übergeben.
4. Danke sagen – siehe [Urkunden für Ehrenamtliche](https://konfiapp.de/handbuch/urkunden-erstellen-versenden-andenken/). Wertschätzung bindet auch Ehemalige.

> **Sicherheit:** Geteilte Accounts („Team-Login für alle") sind verboten – jede Person hat ihr eigenes Konto. Nur so bleibt nachvollziehbar, wer was getan hat. Siehe [Zwei-Faktor und Geräte](https://konfiapp.de/handbuch/zwei-faktor-geraete-sicherheit-verwalten/).

Wer in mehreren Gemeinden arbeitet, findet alles unter [Mehrere Gemeinden verwalten](https://konfiapp.de/handbuch/mehrere-gemeinden-verwalten-wechseln-trennen/).

## Neu: Mitarbeitende per Excel importieren

Neben dem Anlegen per Hand und dem CSV-Import können Mitarbeitende jetzt auch mit einer Excel-Datei (XLSX) importiert werden. Doppelte Benutzernamen werden bereits in der Vorschau erkannt. Prüfen Sie die Vorschau vor dem Import und vergeben Sie danach Gruppen und Rollen wie oben beschrieben.


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Quelle: KonfiApp Handbuch (https://konfiapp.de/handbuch/mitarbeitende-einladen-rechte-vergeben/)