# Notfall: Alle erreichen bei kurzfristiger Absage

> Bus streikt, Leitung krank, Unwetter: In 10 Minuten alle informieren – der Notfall-Plan für kurzfristige Absagen.

Kategorie: Tipps aus der Praxis
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## Worum geht es?

Freitag 16 Uhr: Die Konfi-Stunde um 17 Uhr muss ausfallen. Wie erreichen Sie 40 Familien in 10 Minuten? Mit diesem Plan.


![Ankündigungs-Übersicht der Verwaltung mit Nachricht an alle Konfis (Beispiel aus der öffentlichen Demo)](https://pb.konfiapp.de/api/files/handbuch/tyj2gt4237wnt5d/notfall_alle_erreichen_trok8je17p.webp)

## Der 10-Minuten-Plan

**Minute 1–2: Entscheiden und formulieren**
- Was? (Absage/Verschiebung/Ortswechsel) – Wann? (heute, Ersatztermin?) – Was nun? (nichts mitbringen, zu Hause bleiben).
- Eine Nachricht, alle Infos. Beispiel: „Treffen heute (17 Uhr) fällt wegen Krankheit aus. Ersatz: Dienstag normal. Bleibt zu Hause!"

**Minute 3–5: Digital informieren**
1. Termin in der App **absagen** – automatische [Benachrichtigung](https://konfiapp.de/handbuch/erinnerungen-push-email-einstellen/) an alle Angemeldeten.
2. Nachricht in **Jahrgangs- UND Elterngruppe** ([Chat](https://konfiapp.de/handbuch/chat-gruppen-anlegen-verwalten/)) – doppelt hält besser.
3. Bei Freizeiten/Events: zusätzlich **E-Mail** an alle Eltern.

**Minute 6–10: Lücken schließen**
- Wer liest nicht digital? **Telefonkette** für bekannte Nicht-Leser (vorher festlegen: je 5 Familien pro Teamer).
- **Aushang** am Gemeindehaus für die, die trotzdem kommen („Treffen heute entfallen – siehe App").
- Bei Bedarf: Zettel an der Tür mit neuem Termin.

## Vorsorge: Der Notfall-Zettel im Pfarramt

- [ ] Telefonnummern aller Gruppenleitungen (ausgedruckt, aktuell!)
- [ ] Telefonkette: Wer ruft wen an? (Liste mit 5er-Gruppen)
- [ ] Vorlagen-Text für Absagen (digital gespeichert + ausgedruckt)
- [ ] Zugangsdaten-Vertretung: Wer kann absagen, wenn Sie ausfallen? ([Vertretung](https://konfiapp.de/handbuch/ferien-vertretung-planen-abwesenheit/))

> **Nach dem Notfall:** Kurz nachbereiten – „Hat alle erreicht? Wer nicht, warum?" Lücken im System jetzt schließen, nicht beim nächsten Mal wieder improvisieren.


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Quelle: KonfiApp Handbuch (https://konfiapp.de/handbuch/notfall-alle-erreichen-kurzfristige-absage/)