KonfiApp - Technische und Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Stand: 15.02.2024

Aktuelle TOM: https://konfiapp.de/avv/tom/

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung - Technische und Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art 32 DSGVO

Grundsätzliche Maßnahmen, die der Wahrung der Betroffenenrechte, unverzüglichen Reaktion in Notfällen, den Vorgaben der Technikgestaltung und dem Datenschutz auf Mitarbeiterebene dienen:

• Es besteht ein betriebsinternes Datenschutz-Management, dessen Einhaltung ständig überwacht wird sowie anlassbezogenen und mindestens halbjährlichen evaluiert wird.
• Es besteht ein Konzept, welches die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Datentransfer, Widerrufe & Widersprüche) innerhalb der gesetzlichen Fristen gewährleistet.
  Es umfasst Formulare, Anleitungen und eingerichtete Umsetzungsverfahren sowie die Benennung der für die Umsetzung zuständigen Personen.
• Es besteht ein Konzept, das eine unverzügliche und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Reaktion auf Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Prüfung, Dokumentation, Meldung) gewährleistet.
  Es umfasst Formulare, Anleitungen und eingerichtete Umsetzungsverfahren sowie die Benennung der für die Umsetzung zuständigen Personen
• Der Schutz von personenbezogenen Daten wird unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigt (Art. 25 DSGVO).
• Die eingesetzte Software wird – sofern möglich - auf dem aktuell verfügbaren Stand gehalten, ebenso wie Virenscanner und Firewalls.
• Mitarbeiter werden im Hinblick auf den Datenschutz auf Verschwiegenheit verpflichtet, belehrt und instruiert, als auch auf mögliche Haftungsfolgen hingewiesen.
  Sofern Mitarbeiter außerhalb betriebsinterner Räumlichkeiten tätig werden oder Privatgeräte für betriebliche Tätigkeiten einsetzen, existieren spezielle Regelungen zum Schutz der Daten in diesen Konstellationen und der Sicherung der Rechte von Auftraggebern einer Auftragsverarbeitung.
• Die an Mitarbeiter ausgegebene Schlüssel, Zugangskarten oder Codes sowie im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilte Berechtigungen, werden nach deren Ausscheiden aus dem Unternehmen, bzw. Wechsel der Zuständigkeiten eingezogen, bzw. entzogen.
• Zutrittskontrolle
• Zugangskontrolle / Zugriffskontrolle
  • Zutrittsregelungen für betriebsfremde Personen
  • Stets aktuelle Softwareversionen
  • Berechtigungs-/ Authentifizierungskonzepte mit auf Nötigste beschränkten Zugriffsregulierungen
  • Mindestpasswortlängen und Passwortmanager
  • Protokollierung von Zugriffen auf Daten
• Weitergabekontrolle
  • Festlegung und Dokumentation der Empfänger
  • Pseudonymisierung – sofern technisch möglich
  • Verschlüsselung von Datenträgern und Verbindungen
  • Dedizierte Weitergabeberechtigungen
• Eingabekontrolle
  • Protokollierung von Dateneingaben-, Änderungen und Löschungen
  • Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind
  • Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
• Auftragskontrolle
• Verfügbarkeitskontrolle/ Integrität
  • Ständig kontrolliertes Backup- und Recoverykonzept
  • Zusätzliche Sicherungskopien mit Lagerung an besonders geschützten Orten
• Gewährleistung des Zweckbindungs-/Trennungsgebotes