KonfiApp - Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Stand: 15.02.2024

Aktuelle AVV: https://konfiapp.de/avv/

Nach Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Begriffe

2. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

  1. Gegenstand der Vereinbarung sind die Rechte und Pflichten der Parteien im Rahmen der Leistungserbringung gemäß Leistungsbeschreibung und AGB (nachfolgend Hauptvertrag), soweit eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter für den Kunden als Verantwortlicher (nachfolgend Auftraggeber) gemäß Art. 28 DSGVO erfolgt.

    Dies umfasst alle Tätigkeiten, die der Auftragnehmer zur Erfüllung des Auftrags erbringt und die eine Auftragsverarbeitung darstellen.

    Dies gilt auch, sofern der Auftrag nicht ausdrücklich auf diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verweist.

  2. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der im Vertrag vereinbarten Laufzeit.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

  1. Die Art der Verarbeitung umfasst alle Arten von Verarbeitungen im Sinne der DSGVO zur Erfüllung des Auftrags.
  2. Zwecke der Verarbeitung sind alle zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung erforderlichen Zwecke.

4. Art der personenbezogenen Daten

5. Kategorien von Betroffenen

6. Zweck der Verarbeitung

7. Verantwortlichkeit und Weisungsrecht

  1. Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere für die Auswahl des Auftragnehmers, die an diesen übermittelten Daten sowie erteilte Weisungen verantwortlich (Art. 28 Abs. 3 lit. a, 29 u. 32 Abs. 4 DSGVO).
  2. Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrages sowie der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten (was insbesondere auch für deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gilt) und nur insoweit die Verarbeitung hierzu erforderlich ist, außer wenn der Auftragnehmer zu der Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a DSGVO).
  3. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen im Hinblick auf die Verarbeitung der Daten und die Sicherheitsmaßnahmen zu erteilen.
  4. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, wird er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinweisen.
    In diesem Fall ist der Auftragnehmer berechtigt, die Ausführung der Weisung bis zur Bestätigung der Weisung durch den Auftraggeber auszusetzen und im Fall offensichtlich rechtswidriger Weisungen abzulehnen.
  5. Die Vertragsparteien können zum Erteilen und Empfangen von Weisungen berechtigte Personen benennen (insbesondere, wenn diese sich nicht bereits aus dem Hauptvertrag ergeben) und sind verpflichtet deren Änderung unverzüglich mitzuteilen.

8. Sicherheitskonzept und diesbezügliche Pflichten

  1. Der Auftragnehmer wird die innerbetriebliche Organisation in seinem Verantwortungsbereich entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gestalten und wird insbesondere technische und organisatorische Maßnahmen (nachfolgend bezeichnet als „TOMs“) zur angemessenen Sicherung, insbesondere der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten des Auftraggebers, unter Beachtung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen treffen sowie deren Aufrechterhaltung sicherstellen (Art. 28 Abs. 3 u. 32 - 39 i.V.m. Art 5 DSGVO).
    Zu den TOMs gehören insbesondere die Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle, Trennungskontrolle und die Sicherung der Betroffenenrechte.
  2. Die diesem AV-Vertrag zugrundeliegenden TOMs ergeben sich aus dem Anhang 1 „Sicherheitskonzept“.
    Sie dürfen entsprechend dem technischen Fortschritt weiterentwickelt und durch adäquate Schutzmaßnahmen ersetzt werden, sofern sie das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschreiten und wesentliche Änderungen dem Auftraggeber mitgeteilt werden.
  3. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die zur Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befugten Personen auf Vertraulichkeit und Verschwiegenheit (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b und 29, 32 Abs. 4 DSGVO) verpflichtet und in die Schutzbestimmungen der DSGVO eingewiesen worden sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
  4. Die im Rahmen des AV-Vertrages überlassene Daten sowie Datenträger und sämtliche hiervon gefertigten Kopien verbleiben im Eigentum des Auftraggebers, sind durch den Auftragnehmer sorgfältig zu verwahren, vor Zugang durch unberechtigte Dritte zu schützen und dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers, und dann nur datenschutzgerecht, vernichtet werden.
    Kopien von Daten dürfen nur erstellt werden, wenn sie zur Erfüllung der Leistungshaupt- und Nebenpflichten des Auftragnehmers gegenüber dem Auftragnehmer erforderlich sind (z.B. Backups).
  5. Sofern durch die DSGVO oder ergänzende, insbesondere nationale Vorschriften, vorgegeben, benennt der Auftragnehmer eine/n den gesetzlichen Vorgaben entsprechende/n Datenschutzbeauftragte/n und informiert den Auftraggeber entsprechend (Art. 37 bis 39 DSGVO).

9. Informationspflichten und Mitwirkungspflichten

  1. Betroffenenrechte sind gegenüber dem Auftraggeber wahrzunehmen, wobei der Auftragnehmer den Auftraggeber hierbei gem. Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. e. DSGVO unterstützt und ihn insbesondere über die bei ihm eingehenden Anfragen Betroffener informiert.
  2. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er im Hinblick auf die Verarbeitung der Daten Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Hinblick auf die Einhaltung der Bestimmungen dieses AV-Vertrages oder einschlägiger Datenschutzvorschriften feststellt.
  3. Für den Fall, dass der Auftragnehmer Tatsachen feststellt, welche die Annahme begründen, dass der Schutz der für den Auftraggeber verarbeiteten Daten verletzt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich und vollständig zu informieren, unverzüglich erforderliche Schutzmaßnahmen zu ergreifen, und bei der Erfüllung der dem Auftraggeber obliegenden Pflichten gem. Art. 33 und 34 DSGVO zu unterstützen.
  4. Sollte die Sicherheit der Daten des Auftraggebers durch Maßnahmen Dritter (z.B. Gläubiger, Behörden, Gerichte, etc.) gefährdet sein (Pfändung, Beschlagnahme, Insolvenzverfahren, etc.) wird der Auftragnehmer die Dritten unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich bei dem Auftraggeber liegen und nach Rücksprache mit dem Auftraggeber, sofern erforderlich, entsprechende Schutzmaßnahmen ergreifen (z.B. Widersprüche, Anträge, etc. stellen).
  5. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und deren Tätigkeit die für den Auftragnehmer verarbeiteten Daten betreffen kann.
    Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Wahrnehmung seiner Pflichten (insbesondere zur Auskunfts- und Duldung von Kontrollen) gegenüber Aufsichtsbehörden (Art. 31 DSGVO).
  6. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber Informationen betreffend die Verarbeitung von Daten im Rahmen dieses AV-Vertrages, die für dessen Erfüllung von gesetzlichen Pflichten (zu denen insbesondere Anfragen Betroffener oder Behörden und die Einhaltung seiner Rechenschaftspflichten gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, als auch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gem. Art. 35 DSGVO gehören können) notwendig sind, zur Verfügung, sofern der Auftraggeber diese Informationen nicht selbst beschaffen kann.
    Die Informationen müssen dem Auftragnehmer zur Verfügung stehen und müssen nicht von Dritten beschafft werden, wobei Mitarbeiter, Beauftragte und Subunternehmer des Auftraggebers nicht als Dritte gelten.

10. Kontrollbefugnisse

  1. Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Regelungen dieses AV-Vertrages, insbesondere der TOMs beim Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu kontrollieren (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).
  2. Vor-Ort-Kontrollen erfolgen innerhalb üblicher Geschäftszeiten, sind vom Auftraggeber mit einer angemessenen Frist (mindestens 14 Tage, außer in Notfällen) anzumelden und durch den Auftragnehmer zu unterstützen (z.B. durch Bereitstellung von Personal).
  3. Die Kontrollen sind auf den erforderlichen Rahmen beschränkt und müssen auf Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers sowie den Schutz von personenbezogenen Daten Dritter (z.B. anderer Kunden oder Mitarbeiter des Auftragnehmers) Rücksicht nehmen.
    Zur Durchführung der Kontrolle sind nur fachkundige Personen zugelassen, die sich legitimieren können und im Hinblick auf die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Prozesse des Auftragnehmers und personenbezogene Daten Dritter zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
  4. Statt der Einsichtnahmen und der Vor-Ort-Kontrollen, darf der Auftragnehmer den Auftraggeber auf eine gleichwertige Kontrolle durch unabhängige Dritte (z.B. neutrale Datenschutzauditoren), Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln (Art. 40 DSGVO) oder geeignete Datenschutz- oder IT-Sicherheitszertifizierungen gem. Art. 42 DSGVO verweisen.
    Dies gilt insbesondere dann, wenn Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers oder personenbezogene Daten Dritter durch die Kontrollen gefährdet wären.
  5. Für Informationen und Unterstützungshandlungen kann der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung verlangen, soweit die Kontrolle nicht wegen eines Gesetzes- oder Vertragsverstoßes durch den Auftragnehmer erforderlich wurde.
    Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber vorab eine Kosteninformation zukommen lassen.

11. Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

  1. Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO zur Vertragserfüllung einzusetzen.

  2. Die aktuell eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter sind unter https://konfiapp.de/avv/subprocessors/ aufgeführt. Der Auftraggeber erklärt sich mit deren Einsatz einverstanden.

  3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn er eine Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter beabsichtigt. Der Auftraggeber kann gegen derartige Änderungen Einspruch erheben.

  4. Der Einspruch gegen die beabsichtigte Änderung kann nur aus einem sachlichen Grund innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Information über die Änderung gegenüber dem Auftragnehmer erhoben werden.
    Im Fall des Einspruchs kann der Auftragnehmer nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtigte Änderung erbringen oder - sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung für den Auftragnehmer nicht zumutbar ist - die von der Änderung betroffene Leistung gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer angemessenen Frist (mindestens 14 Tage) nach Zugang des Einspruchs einstellen.

  5. Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an weitere Auftragsverarbeiter, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag auf den weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen.
    Der Auftragnehmer stellt insbesondere durch regelmäßige Überprüfungen sicher, dass die weiteren Auftragsverarbeiter die technischen und organisatorischen Maßnahmen einhalten.

  6. Vertragsverhältnisse, bei denen der Auftragnehmer die Leistungen Dritter als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um seine geschäftliche Tätigkeit auszuüben (z.B. Reinigungs-, Bewachungs- oder Transportleistungen) stellen keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne der vorstehenden Regelungen dieses AV-Vertrages dar.
    Gleichwohl hat der Auftragsverarbeiter sicher zu stellen, z.B. durch vertragliche Vereinbarungen oder Hinweise und Instruktionen, dass hierbei die Sicherheit der Daten nicht gefährdet wird und die Vorgaben dieses AV-Vertrages und der Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

12. Verarbeitung in Drittländern

  1. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt.
  2. Die Auftragsverarbeitung in einem Drittland, auch durch Unterauftragsverarbeiter, bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, außer wenn der Auftragnehmer zu der Verarbeitung im Drittland durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a DSGVO).
  3. Die Zustimmung des Auftraggebers zur Verarbeitung im Drittland, gilt im Hinblick auf die unter https://konfiapp.de/avv/subprocessors/ „Unterauftragsverhältnisse“ genannten Verarbeitungen als erteilt.

13. Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 DSGVO

  1. Der Auftragnehmer ergreift in seinem Verantwortungsbereich geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung gemäß den Anforderungen der DSGVO erfolgt und den Schutz für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gewährleistet.
    Der Auftraggeber ergreift in seinem Verantwortungsbereich gemäß Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen.

  2. Die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers sind unter https://konfiapp.de/avv/tom/ einsehbar.
    Der Auftragnehmer stellt klar, dass es sich bei den unter dem Link aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen lediglich um Beschreibungen technischer Art handelt, welche nicht als Bestandteil dieser Vereinbarung anzusehen sind.

  3. Der Auftragnehmer betreibt ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 Abs. 1 lit. d) DSGVO.

  4. Der Auftragnehmer passt die getroffenen Maßnahmen im Laufe der Zeit an die Entwicklungen beim Stand der Technik und die Risikolage an.
    Eine Änderung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, sofern das Schutzniveau nach Art 32 DSGVO nicht unterschritten wird.

14. Dauer des Auftrags, Vertragsbeendigung und Datenlöschung

  1. Die Vereinbarung beginnt mit dem Abschluss durch den Auftraggeber.
    Sie endet mit Ende des letzten Vertrages unter der jeweiligen Kundennummer.
    Sollte eine Auftragsverarbeitung noch nach Beendigung dieses Vertrages stattfinden, gelten die Regelungen dieser Vereinbarungen bis zum tatsächlichen Ende der Verarbeitung.
  2. Das Recht auf außerordentliche Kündigung bleibt den Vertragsparteien vorbehalten, insbesondere im Fall eines schwerwiegenden Verstoßes gegen die Vorgaben dieses AV-Vertrages und geltendes Datenschutzrecht.
    Der außerordentlichen Kündigung hat grundsätzlich eine Abmahnung der Verstöße mit angemessener Frist vorauszugehen, wobei sie nicht erforderlich ist, wenn nicht damit zu rechnen ist, dass die beanstandeten Verstöße behoben werden oder diese derart schwer wiegen, dass ein Festhalten am AV-Vertrag der kündigenden Vertragspartei nicht zuzumuten ist.
  3. Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen im Rahmen dieses AV-Vertrages, wird der Auftragnehmer alle personenbezogenen Daten und deren Kopien (sowie sämtliche im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände), nach Wahl des Auftraggebers entweder löschen oder zurückgeben, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht (Art. 28 Abs. 1 S. 2 lit. g DSGVO). Die Einrede eines Zurückbehaltungsrechts, wird hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.
    Im Hinblick auf die Löschung oder Rückgabe, gelten die Auskunfts-, Nachweis und Kontrollrechte des Auftraggebers entsprechend diesem AV-Vertrag.
  4. Im Übrigen bleiben die Verpflichtungen aus diesem AV-Vertrag im Hinblick auf die im Auftrag verarbeiteten Daten auch nach Beendigung des AV-Vertrages bestehen.

15. Vergütung

  1. Die nach diesem AV-Vertrag vereinbarte Vergütung umfasst auch eine Aufwandsentschädigung für die Arbeitszeit des vom Auftragnehmer beanspruchten Personals sowie erforderliche Auslagen (z.B. Reise- oder Materialkosten).
    Sofern möglich, absehbar und zumutbar, teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Höhe der Vergütung im Wege einer sachgerechten Schätzung mit.
  2. Die Höhe der Vergütung bestimmt sich nach dem Hauptvertrag
    Sofern im Hauptvertrag keine für den AV-Vertrag maßgeblichen Vergütungsregelungen oder entsprechend anwendbaren Sätze für Serviceleistungen getroffen sind, gelten die üblichen Sätze des Auftragnehmers, bzw. falls diese nicht feststellbar sind, die branchenüblichen Sätze.

16. Haftung

  1. für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach den Datenschutzgesetzen unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung oder Nutzung im Rahmen der Auftragsverarbeitung erleidet, ist im Innenverhältnis zum Auftragnehmer alleine der Auftraggeber gegenüber dem Betroffenen verantwortlich.
  2. Die Vertragsparteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine der Vertragsparteien nachweist, dass sie für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, in keinerlei Hinsicht verantwortlich ist.

17. Sonstiges

  1. Der Auftraggeber erkennt diese Vereinbarung als Teil der AGB (https://konfiapp.de/agb/) über die/das von ihm gebuchte/n Produkt/e an.
    Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung den Regelungen des Hauptvertrages vor.
    Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarungen im Übrigen nicht.
  2. Der Auftragnehmer kann die Vereinbarung nach billigem Ermessen mit angemessener Ankündigungsfrist ändern.
    Insbesondere behält er sich ausdrücklich vor, die vorliegende Vereinbarung einseitig zu ändern, sofern sich wesentliche rechtliche Änderungen im Bezug auf diese Vereinbarung ergeben.
    Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über die Bedeutung der geplanten Änderung gesondert hinweisen und darüber hinaus dem Auftraggeber eine angemessene Frist zur Erklärung eines Widerspruchs einräumen.
    Der Auftragnehmer weist den Auftraggeber in der Änderungs-Ankündigung darauf hin, dass die Änderung wirksam wird, wenn er nicht binnen der gesetzten Frist widerspricht. Im Falle eines Widerspruchs durch den Auftraggeber, steht dem Auftragnehmer ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.
  3. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Auftragnehmers.
    Dieser gilt vorbehaltlich eines etwaigen ausschließlich gesetzlichen Gerichtsstandes.
    Dieser Vertrag unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen der Bundesrepublik Deutschland.
  4. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren.
    Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher« im Sinne der DSGVO liegen.