Formulare auswerten und exportieren: Von der Antwort zur Liste

Worum geht es?

Eingegangene Antworten sind erst der Anfang. Der Wert entsteht, wenn daraus Listen werden: Wer fährt mit? Wer isst vegetarisch? Wer hat noch nicht geantwortet?

Antworten auswerten

1. Öffnen Sie das Formular in der Verwaltung und wechseln Sie zu Antworten.
2. Filtern und sortieren: z. B. alle Vegetarier, alle ohne Einwilligung, alle aus Gruppe Nord.
3. Fehlende identifizieren: Wer hat noch nicht geantwortet? Gezielt erinnern – per Nachricht oder Anruf.
4. Zusammenfassung: Die Übersicht zeigt Quoten auf einen Blick („32 von 40 angemeldet").

Exportieren: Die richtigen Listen für den richtigen Zweck

• Teilnehmerliste (Name, Gruppe, Notfallnummer) – für Leitung und Bus.
• Küchenliste (Name, Essenswünsche, Allergien) – für das Kochteam. Nur nötige Daten weitergeben!
• Einwilligungs-Check (wer hat unterschrieben?) – für Ihre Unterlagen.
• Export als Excel oder PDF – siehe Daten exportieren.

Der Freizeit-Workflow als Beispiel

1. 8 Wochen vorher: Formular öffnen, Elternbrief verschicken.
2. 4 Wochen vorher: Rücklauf prüfen, Fehlende erinnern.
3. 2 Wochen vorher: Listen exportieren (Bus, Küche, Zimmer), Team-Briefing mit allen Infos.
4. Nachher: Feedback-Formular verschicken, Fotos in die Galerie.

Aufbewahrung: Formular-Antworten mit Gesundheitsdaten nach der Veranstaltung löschen oder ins Archiv. Normale Anmeldedaten nach den Aufbewahrungsfristen Ihrer Landeskirche behandeln – im Zweifel fragen Sie Ihre Verwaltung.