Worum geht es?
Freitag 16 Uhr: Die Konfi-Stunde um 17 Uhr muss ausfallen. Wie erreichen Sie 40 Familien in 10 Minuten? Mit diesem Plan.
Der 10-Minuten-Plan
Minute 1–2: Entscheiden und formulieren
- Was? (Absage/Verschiebung/Ortswechsel) – Wann? (heute, Ersatztermin?) – Was nun? (nichts mitbringen, zu Hause bleiben).
- Eine Nachricht, alle Infos. Beispiel: „Treffen heute (17 Uhr) fällt wegen Krankheit aus. Ersatz: Dienstag normal. Bleibt zu Hause!"
Minute 3–5: Digital informieren
- Termin in der App absagen – automatische Benachrichtigung an alle Angemeldeten.
- Nachricht in Jahrgangs- UND Elterngruppe (Chat) – doppelt hält besser.
- Bei Freizeiten/Events: zusätzlich E-Mail an alle Eltern.
Minute 6–10: Lücken schließen
- Wer liest nicht digital? Telefonkette für bekannte Nicht-Leser (vorher festlegen: je 5 Familien pro Teamer).
- Aushang am Gemeindehaus für die, die trotzdem kommen („Treffen heute entfallen – siehe App").
- Bei Bedarf: Zettel an der Tür mit neuem Termin.
Vorsorge: Der Notfall-Zettel im Pfarramt
- Telefonnummern aller Gruppenleitungen (ausgedruckt, aktuell!)
- Telefonkette: Wer ruft wen an? (Liste mit 5er-Gruppen)
- Vorlagen-Text für Absagen (digital gespeichert + ausgedruckt)
- Zugangsdaten-Vertretung: Wer kann absagen, wenn Sie ausfallen? (Vertretung)
Nach dem Notfall: Kurz nachbereiten – „Hat alle erreicht? Wer nicht, warum?" Lücken im System jetzt schließen, nicht beim nächsten Mal wieder improvisieren.