Worum geht es?
Teambesprechungen ohne Vorbereitung dauern lang und bringen wenig. Mit Daten aus der App und klarer Agenda wird aus Pflicht Freude.
Vorbereitung (20 Minuten vorher)
- Statistiken prüfen: Anwesenheit, Anmeldestände, offene Umfragen.
- Offene Punkte sammeln: Jede/r meldet vorher ein Thema (Chat-Nachricht genügt). Keine Tagesordnung aus dem Nichts.
- Agenda schreiben: Maximal 5 Punkte, mit Zeit pro Punkt. Verteilen (Chat oder E-Mail).
- Unterlagen bereithalten: Listen, Zahlen, Formular-Ergebnisse – ausgedruckt oder am Beamer.
Agenda-Vorlage (60 Minuten)
- Rückblick (10 Min.): Was lief seit letztem Mal? Zahlen kurz, Highlights ausführlich.
- Konfis im Blick (15 Min.): Wer fehlt oft? Wer braucht Unterstützung? (Notizen, Anwesenheit) – sachlich, nie lästern.
- Anstehendes (20 Min.): Nächste Termine, Aufgaben verteilen (Dienste), Verantwortlichkeiten klar.
- Themen (10 Min.): 1–2 Schwerpunkte (Freizeit-Planung, neue Kurse, Probleme).
- Verschiedenes und Abschluss (5 Min.): Termine, Dank, Ende pünktlich.
Nachbereitung (10 Minuten)
- Protokoll: Entscheidungen festhalten (wer macht was bis wann?) – in Dateien oder per Nachricht ans Team.
- Aufgaben in der App: Termine anlegen, Nachrichten schreiben – sofort, nicht „morgen".
- Nächster Termin festlegen, bevor alle gehen.
Kultur-Tipp: Pünktlich anfangen, pünktlich aufhören, jede Stimme hören, Danke sagen. Gute Besprechungen sind der beste Teamer-Bindungsfaktor – schlechte der häufigste Kündigungsgrund im Ehrenamt.