Worum geht es?
„Lena Meier" und „Lena Meyer" – dieselbe Person, zweimal registriert. Dubletten verfälschen Anwesenheiten, Statistiken und Nerven. So werden Sie sie los.
Dubletten finden
- Suche nutzen: Ähnliche Namen in der Nutzerverwaltung suchen.
- Typische Ursachen: Neuregistrierung statt Passwort-Reset, Tippfehler beim Anlegen, Testkonten („Test Test"), Namensänderung (Heirat der Eltern).
- Verdachtsfälle: Gleicher Name zweimal, Konto ohne jede Aktivität, Konto ohne Gruppe.
Bereinigen in drei Schritten
- Richtiges Konto bestimmen: Welches wird aktiv genutzt (Anmeldungen, Anwesenheiten)? Das bleibt.
- Daten sichern: Stehen auf dem falschen Konto wichtige Daten (Anwesenheiten, Punkte)? Diese vorher auf das richtige Konto übertragen bzw. nachtragen.
- Falsches Konto löschen oder deaktivieren. Im Zweifel erst deaktivieren, nach 4 Wochen ohne Beschwerde löschen.
Vorbeugen ist besser als Bereinigen
- Passwort-Reset statt Neuregistrierung: Kommunizieren Sie klar – siehe Passwort vergessen. Die häufigste Dubletten-Ursache!
- Anlage durch Leitung: Neue Konten möglichst zentral anlegen statt wilder Selbstregistrierung.
- Namensschreibweise prüfen: Bei Anlage gegen Anmeldeliste abgleichen – siehe Stammdaten.
- Testkonten markieren: Testkonten eindeutig benennen („TEST – bitte löschen") und nach dem Test entfernen.
Quartals-Routine: Bei der Nutzerverwaltung-Routine gleich nach Dubletten schauen. Fünf Minuten pro Quartal halten den Datenbestand sauber.