Worum geht es?
Die Freizeit ist das Highlight des Jahres – und organisatorisch ein Kraftakt. Dieser Workflow führt Sie mit der App von der Idee bis zum Fotoalbum.
Phase 1: Anmeldung (8–6 Wochen vorher)
- Veranstaltung anlegen mit allen Infos: Datum, Ort, Kosten, Programm-Highlights.
- Formular für Anmeldung + Gesundheitshinweise + Einwilligungen.
- Elternbrief verschicken, Anmeldeschluss setzen.
- Rücklauf verfolgen, Fehlende erinnern, Warteliste verwalten.
Phase 2: Vorbereitung (4–2 Wochen vorher)
- Listen exportieren: Teilnehmer, Zimmer, Essen/Allergien, Notfallnummern – siehe Exportieren.
- Team-Briefing: Aufgaben verteilen (Dienste: Küche, Nachtwache, Programm), Notfallplan besprechen.
- Packliste als Ankündigung + Datei in die Ablage.
- Chat-Gruppe „Freizeit 2026" anlegen – alle Infos, ein Kanal.
Phase 3: Vor Ort
- Anwesenheit bei Anreise per QR-Code oder Liste erfassen.
- Tagesinfos im Chat („Treffpunkt 9 Uhr am See"), Erinnerungen für Programmpunkte.
- Fotos sammeln (Team + Konfis), abends kurz sichten (Einwilligungen!).
- Stimmung messen: Wortwolke am Lagerfeuer („Ein Wort zum heutigen Tag").
Phase 4: Danach
- Fotos in die Galerie, Dankesnachricht an alle.
- Feedback-Formular verschicken – ehrliche Antworten fürs nächste Jahr.
- Abrechnen, Punkte/Abzeichen vergeben, Bericht für Gemeindebrief.
Budget-Tipp: Kalkulieren Sie 10 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes (Bus-Umweg, Ersatzmaterial). Und dokumentieren Sie alle Ausgaben sofort – die Abrechnung im Nachhinein ist der undankbarste Teil.